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会社設立の前に
許可・免許など
定款の変更など
定款は会社法によって会社設立時に書面又は電磁的記録で作成することが義務づけられています。
その内容には、会社の目的、商号、本店の所在地など、必ず記載することが義務づけられている絶対的記載事項のほか、現物出資の内容、株式会社の負担する会社設立費用など、必ずしも記載する必要はないが、記載しなければ効力を発生しない相対的記載事項、法律上記載するかしないかは当事者の任意にゆだねられている任意的記載事項に分けられます。
株式会社の権利能力は、この定款に定めた目的の範囲で存在し、株主は会社法の規定のほかに定款の定める株式の内容によりその権利を行使でき、取締役も定款に従ってその職務を遂行するものであり、これらを含む株式会社の役員と株式会社の関係は委任に関する規定に従うもので、善管注意義務を負っており、定款に反した行為をしたときは、その責任を問われることになります。
以上のように、定款は、株式会社のあり方及びその活動の基本を定め、当該会社の株主、役員等関係者を規律するものであり、もっとも重要な自治規範です。
ですから、定款を作成する際には、設立する会社のあり方等を慎重に検討してその内容を定めることが求められ、設立後も、会社の状況に応じて随時定款を見直し、所要な変更を加えることなどが必要です。
そして、認証された定款は、その認証を行った公証人役場に20年間保存されます。なお、現在は法務局への提出用定款は電子認証した場合はデーターのみの提出(FD、CD等に格納して)でも、認めてくれる法務局もあります。
また、会社設立後、定款の内容が変更になる場合には、変更する内容によっては、法務局への変更登記手続が必要になります。
定款の作成
定款は株式会社の根本規則であることから、株式会社は、発起人が定款を作成し、これについて公証人の認証を得た後、定款に基づいて設立の登記をすることにより成立します。なお、合名会社、合資会社、合同会社の定款については認証を必要としないとされています。定款にはその作成者である発起人全員が記名押印します。作成自体を行政書士や司法書士などの代理人によって行うことも可能です。
電子定款作成の場合
ワード・一太郎・エクセル等の文章作成ソフトを用いて作成した定款文章を、公証人に事前にFAX等にて内容を確認してもらい了承が得られたらその文章を、Adobe Systems社のAdobe Acrobat 6.0(アドビ アクロバット6.0)でPDF形式に変換し、「署名プラグインTYPE-J」等で電子署名し、FD又はCD等に格納します。なお、2008年7月1日現在、Adobe Acrobat 6.0以降(7,8・・・)を利用すると、公証人役場のシステムが対応できない場合があります。個人の電子証明書は「日本認証サービス株式会社(JCSI)」が発行するものが、現在、認められています。
定款の公証人による認証
定款は公証人の認証を受けないと効力がありません。認証する公証人役場は会社の本店の所在地を管轄する法務局の所属公証人が扱うこととされています。ですから、東京都内に本店を置くこととされている会社の定款の認証を大阪府や愛知県内の公証人が認証をすることはできません。公証役場は各都道府県に数多く設置されており(参考:日本公証人連合会)その管轄区域内であれば、どの公証役場で認証を受けることもできますが、公証役場によっては、予約制であったり、事前に定款案や発起人の印鑑証明書のコピーをFAX等で求めるところもあり、直接電話で確認してから認証手続きに出向いた方がよいでしょう。基本的には、土曜、日曜、祝祭日は休みであり、平日でも公証人の都合で、休みの場合もありますのでご注意ください。
電子認証の場合
事前に公証役場に予約しておいた日時に電子署名し格納したFD又はCD等を持参して公証役場へ出向き公証人の認証に立ち会います。そのとき、発起人等から預かっている委任状等を提出します。持参したFD又はCD等に認証済みの電子文書を格納して貰います。なお、インターネット経由では受け取れませんので注意してください。申し出れば書面で交付を受けることもできます。
なお、書面で作成される定款の原本は、印紙税法により課税文書とされ、収入印紙を貼付なければいけませんが、当該原本を電子文書で作成した場合、同法による文書には該当しないとされていることから、4万円の節税となります。ただし、電子認証を行う公証人は限られていますのでご注意下さい。
定款の認証に必要な書類等
  1. 定款3通(最低2通、捺印済みのもの。電子申請の場合は電子署名し格納したFD又はCDのみで よい場合もある)
  2. 発起人の印鑑証明書(各自1通づつ)※発起人が法人の場合は、法人の印鑑証明書及び商業登記 簿謄本1通(事業目的が設立予定の会社の事業目的に1つでも含まれていること)
  3. 公証人手数料として収入印紙4万円分(電子申請の場合は不要)
  4. 定款認証代として現金で約51,000円(ページ枚数等により多少ことなる)
  5. 代理人により認証手続きを行う場合は、行政書士等に対する委任状と代理人の印鑑証明書等
  6. 公証人と面識のない発起人又は代理人は運転免許証又はパスポートなど身分を証明するもの
※公証人によって必要書類は多少異なる場合がありますので、詳しくは直接公証人に確認してください
電子申請とは
政府の行政手続きのIT化推進計画(「電子政府」)に伴い、多くの手続が電子申請(インターネットを利用した申請)をすることが可能になりました。これにより、手続の簡素化・料金免除などさまざまなメリットがうまれています。ぜひ、電子申請を導入している当社の手続をご利用ください。
なお、業として電子申請を行う場合には、行政書士等の国家資格を必要とします。下記参照

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